Как планировать рабочий день руководителя, чтобы все успевать
07 октября 2021 Время прочтения статьи: 8 минут
60401
Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю
В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину.
Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.
Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.
Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:
-
в срок и без суеты выполняет задачи;
-
разделяет работу и отдых;
-
не опаздывает и не пропускает важные встречи.
Как правильно планировать рабочее время руководителю
Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:
-
Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.
-
Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.
-
Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом.
-
Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет.
-
Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.
-
Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.
-
Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.
-
Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.
-
Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.
-
Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.
-
В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.
Методы планирования времени
Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.
Метод «Альпы»
Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору.
60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным.
Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:
-
Выберите из своих задач наиболее приоритетную.
-
Спрогнозируйте срок выполнения.
-
Выделите нужное время в графике.
-
Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.
-
Отмечайте выполненные пункты плана.
Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.
Матрица Эйзенхауэра
Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам:
-
Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.
-
Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе.
-
Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.
-
Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.
Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.
ABC- или АБВ-анализ
Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:
-
Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.
-
Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников.
-
Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.
Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C».
Ошибки в планировании
Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете.
Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.
Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.
Пример распорядка рабочего дня
А:
-
8:00–8:30. Провести планерку.
-
8:50–9:30. Ответить на e-mail.
-
9:40–10:20. Купить билеты для командировки.
-
13:30–14:30. Перерыв.
-
16:00–17:00. Встреча со спонсорами.
|
В:
-
10:30–11:20. Вебинар.
-
11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками.
-
12:20–12:40. Созвониться с партнерами.
|
С:
-
13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло.
-
14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.
|
D:
-
Смотреть YouTube.
-
Листать Instagram.
|
Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей.
Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.
Что важно запомнить
-
Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.
-
Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.
-
Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.
-
Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.